Schichtplanung im Saisonhotel: Wia man ohne Excel den Überblick beholt

Des tägliche Chaos bei der Dienstplanung

Wer a Saisonhotel leitet, kennt des: Sunntigobend, der Wochenplan muass bis Montigfrüa stian – ober zwoa Kellner hobm per WhatsApp um an Schichttausch bettn, a Koch isch kronk und de Nachtrezeptionistin hot gekündigt. De Excel-Tabelle, längscht überloden mit buntn Zelln und fragiln Formeln, holtet nimmer.

Laut oaner Erheabung vo Federalberghi aus 2025 nutzn 68 % vo de italienischn Beherbergungsbetriebe no olleweil manuelle Werkzeuge – Excel, Papierbögn, Whiteboards – für de Dienstplanung. Des Ergebnis isch vorhersagbor: Überschneidungn, unbesetzte Abteilungen, nit erfosste Überstundn und a Direktor, der mehr Zeit als Disponent verbringt als beim Goscht.

In de Saisonbetriebe vo Südtirol und vom Trentino verschärft sich des Problem: De Fluktuation erreicht zwischn de Saisons Spitzenwerte von 70 %. Jede Eröffnung bedeit, des Team vo Grund auf neu aufzubaun, neie Mitorbeiter einzuarbeitn und in wenigen Tog komplexe Dienstplän z’erstelln.

Warum Excel nimmer reicht

Excel isch a mächtigs Tool, ober es isch nie für de Dienstplangestoltung in der Hotellerie entwickelt wordn. Es verschickt koane automatischn Benochrichtigungn, prüft nit de Einholtung vo gsetzlichn Ruhezeit gemäß CCNL Turismo, verwoltet koane Schichttausch-Anfrogn und berechnet nit automatisch de geleisteten Stundn pro Abteilung.

Jeder Fehler in oaner Tabelle pflanzt sich lautlos furt: A übersehene Doppelschicht bedeit vermeidbore Überstundenkosten; a ausglossne Ruhezeit konn a gewer«kschaftliche Beschwerde noch sich ziachn. Und wenn der Direktor de oanzig Person isch, de de Datei lesn konn, legt jede Obwesenheit des gonze Hotel lahm.

De eigentliche Frog isch nit, ob Excel funktioniert – sondern wos es enk kost, es weiterhin z’nutzn.

Wia de digitale Dienstplanung funktioniert

A Schichtplanungs-Software für de Hotellerie verwondelt den wöchentlichn Planungs-Albtraum in an fliessendn Prozess. Mit OneStaff ziacgt der Direktor Schichtblöck auf an visuelln Kalender, während des System in Echtzeit de Einholtung vo de Regeln prüft: maximale Stundn, gsetzliche Ruhezeitn, erforderte Qualifikationen pro Abteilung.

De Mitarbeiter kriegn a Push-Benochrichtigung auf ihrm Smartphone mit der zugewiesenen Schicht, kennan direkt in der App an Tausch beantrong und de Anwesenheit mit oam Tipp bestätign. Koane Anruafe mehr, koa „I hob den Aushang nit gsegn“.

Des gemessene Ergebnis bei insere Kundn: 80 % weniger Zeitaufwond für de Wochenplanung, null Überschneidungn und 35 % weniger ungeplante Überstundn.

Wia man startet

Der Umstieg vo der Tabelle auf a digitals System braucht koane wochenlange Schulung. Mit OneStaff dauert des durchschnittliche Onboarding 48 Stundn: Mir importiern eure Personaldotn, konfiguriern Abteilungn und Vertragsregeln – und der erschte digitale Dienstplan steaht.

Inser Tipp: Startet mit der Abteilung, de am meistn Komplexität verursocht – meischtns de Küchn oder der Etagenservice – und breitet dann schrittweise auf den gonzen Betrieb aus. Wer des System in Aktion segn will, konn a kostenlose Demo über insere Kontaktseite buachn.