Einstellungsprozess digitalisiern: Schluss mit Papierberge in der Verwoltung

De Verwoltung versinkt im Papier

Stell dir vor: 1. Mai, des Hotel mocht auf für de Summersaison. In oaner Wochn treffn 35 neie Mitarbeiter ein. Für jedn einzelnen muass de Personalobbteilung sammeln: Ausweis, Steuernummer, IBAN, Aufenthaltsgenehmigung (bei Nicht-EU-Bürger), HACCP-Zertifikot, Sicherheitsschulungsnochwei, ärztlichs Attest, unterschriebene Datenschutzerklärung, Vertrog in doppelter Ausfertigung.

Des sein mindestns 9 Dokumente für 35 Personen: 315 Blätter zum Einsammeln, Prüfn, Kopiern und Oblegn. Nebenher klingelt des Telefon, de Pflichtmeldungn ans Orbeitsamt müssn raus, und de Dienstplän vo der erschtn Wochn wortn a no.

Es isch koa Zufall, dass de Phase vo der saisonalen Eröffnung de höchste Rate an Verwoltungsfehler aufweist – und an Burnout im Personalbüro.

De verstecktn Kostn vom Papierprozess

Über de aufgewendete Zeit hinaus (gschätzt 45 Minutn pro Neueinstellung lei für de Dokumentnsammlung) hot der Papierprozess Kostn, de seltn bilanziert werdn: physischer Archivraum, Toner und Papier, Einschreibn-Porto, Risiko vom Dokumentnverlust.

Dazua kemman de Kostn vo der Nit-Konformität: A fehlends oder obgelaufenes Dokument, des bei oaner Kontrolle entdeckt werd, konn Tausende Euro an Strofn bedeiten. Und a bestimmts Dokument aus am Ordner vo Ende 2023 wiederzufindn, konn Stundn dauern.

Digitales Onboarding: Wia des in der Praxis funktioniert

Mit OneStaff kehrt sich der Prozess um: Der Mitarbeiter lodet seine Dokumente selber hoch – de Verwoltung muass se nit mehr nochjogn. Vor der Ankunft im Betrieb kriagt der neie Mitarbeiter an Link mit der Checkliste vo de erforderlichn Dokumente. Er fotografiert se mit dem Smartphone und lodet se direkt ins System.

De Verwoltung kriagt für jeds hochgeladene Dokument a Benochrichtigung, prüft es und genehmigt per Klick. Der Vertrog werd vom System mit de bereits erfosten Dotn generiert und digital unterschriebn. Koa Kopien, koa Ordner, koa Einschreibn.

Durchschnittliche Zeit für a digitale Einstellung: 12 Minutn Verwoltungsaufwond statt 45 Minutn beim traditionellen Prozess. Bei 35 Saisoneinstellungn sein des 19 Stundn Erspornis – fascht 3 volle Orbeitstog.